Contratar Mantenimiento de Ascensores

Para un administrador de propiedad horizontal, el ascensor es una de las mayores fuentes de riesgo legal del edificio. Si falla y causa un accidente, la responsabilidad recae sobre la administración y la copropiedad. Y sin embargo, muchos administradores contratan el mantenimiento por el precio más bajo, sin exigir evidencia de que el trabajo realmente se hace.

Esta guía está dirigida a administradores y consejos de administración: qué exige la ley, qué debe incluir un contrato de mantenimiento de ascensores serio y cómo verificar que la empresa contratada cumple, para proteger al edificio y a las personas que lo habitan.

La responsabilidad es del administrador

La Ley 675 de 2001 de propiedad horizontal establece que el administrador es el responsable de la conservación y el mantenimiento seguro de los bienes comunes, y el ascensor es uno de los más críticos. Esta responsabilidad se refuerza con la normativa técnica:

• NTC 5926: requisitos de seguridad para el mantenimiento de ascensores.
• NTC 6404: define las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo.
• Resolución 092 de 2023 (Bogotá): establece requisitos de mantenimiento e inspección periódica con entidades acreditadas.

En caso de accidente, la pregunta que hará la autoridad y el juez es: ¿había un contrato de mantenimiento vigente y hay evidencia de que se cumplió? Si la respuesta es no, la responsabilidad del administrador es directa.

Qué debe incluir un contrato de mantenimiento serio

No todos los contratos son iguales. Uno barato que no deja evidencia es más costoso a largo plazo que uno serio. Estos son los puntos que el administrador debe exigir:

1. Frecuencia de mantenimiento preventivo

El contrato debe especificar cuántas visitas preventivas al mes o al año incluye. La frecuencia depende del uso del ascensor (un edificio residencial de 20 pisos requiere más visitas que uno de 5).

2. Alcance según la NTC 6404

Debe detallar qué componentes se revisan: cabina, motor, tablero de control, puertas, cables, sistemas de seguridad, frenos. Un mantenimiento que solo “revisa que funcione” no cumple la norma.

3. Tiempos de respuesta ante emergencias

Qué pasa si el ascensor se para con gente adentro un domingo. El contrato debe fijar un tiempo máximo de respuesta y un canal de contacto claro.

4. Certificación del personal

Los técnicos deben ser competentes y certificados. El administrador puede exigir la documentación que lo acredite.

5. Entrega de reportes documentados

Este es el punto que más se ignora y el más importante. Cada visita debe generar un reporte con:

• Checklist de los puntos inspeccionados (según NTC 6404).
• Evidencia fotográfica por punto.
• Hallazgos y acciones tomadas.
• Fecha, hora y firma del técnico.

Sin este reporte, el administrador paga por un servicio que no puede verificar ni demostrar.

Cómo verificar que el mantenimiento realmente se hace

El riesgo del “mantenimiento fantasma” es real: la empresa cobra la mensualidad, el técnico pasa cinco minutos y no deja registro. El administrador se entera de que el mantenimiento no se hacía bien el día que el ascensor falla.

Para evitarlo, el administrador debe exigir:

• Reportes de cada visita, no un resumen mensual vago.
• Evidencia fotográfica que demuestre que el técnico efectivamente estuvo en cada punto.
• Historial acumulado por ascensor, no papeles sueltos que se pierden.

Como se explica en la guía de cumplimiento de la NTC 5926, documentar cada inspección correctamente es lo que protege tanto al administrador como a la empresa de mantenimiento.

Qué buscar en una empresa de mantenimiento moderna

Una empresa de ascensores profesional hoy entrega evidencia digital, no papeles. Cuando evalúes proveedores, pregunta si usan un software de mantenimiento de ascensores que permita:

• Checklists NTC 6404 digitales con fotos por cada punto de inspección.
• Reportes automáticos enviados al administrador tras cada visita.
• Historial completo por ascensor, disponible ante una inspección o un accidente.
• Alertas de mantenimiento que aseguran que ninguna visita se olvide y no se generen multas por incumplimiento.
• Trazabilidad de SLA que documenta los tiempos de respuesta ante emergencias.

Un proveedor que te entrega este nivel de evidencia no solo cumple mejor: te protege legalmente. Cuando la autoridad pregunte, tendrás el historial completo en la mano.

Contratar el mantenimiento de ascensores no es buscar el precio más bajo. Es contratar la tranquilidad de que, si algo pasa, el edificio hizo su parte y puede demostrarlo.

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¿Eres administrador y no puedes verificar el mantenimiento de tus ascensores?

Exige a tu proveedor reportes documentados con evidencia fotográfica por punto. Si tienes una empresa de ascensores, demuéstrale a tus clientes que cumples con evidencia digital de cada visita.

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